Старая версия сайта
«Горячая линия» администрации:
+7 (495) 408-00-36

Положение об архивном отделе администрации г. Долгопрудного

                                                                                                  УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                  Распоряжением

                                                                                                  главы города Долгопрудного

                                                                                                  от 14.10.2008г. № 349-РГ

 

 

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном отделе администрации г. Долгопрудного

1. Общее положение

1.1. Архивный отдел администрации г. Долгопрудного (орган управления архивным делом в городе) является самостоятельным структурным подразделением администрации г. Долгопрудного.

В  своей деятельности Архивный отдел подчиняется заместителю главы администрации по вопросам местного самоуправления.

В соответствии с законами и иными правовыми актами Российской Федерации, Московской области, Архивный отдел взаимодействует с Главным архивным Управлением Московской области.

1.2. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Указами Президента России, Федеральными законами, Постановлениями Правительства РФ, законом Московской области «Об Архивном фонде Московской области и архивах» и иными правовыми актами Московской области, уставом г. Долгопрудного, ГНПА, постановлениями и распоряжениями главы города, Положение об Архивном фонде Российской Федерации и другими нормативными документами по архивному делу, приказами и инструкциями Росархива, Главным архивным Управлением Московской области, регламентом работы администрации, инструкцией по делопроизводству, настоящим Положением и другими нормативными актами, регламентирующими деятельность органов местного самоуправления.

1.3. Архивный отдел осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела на территории города, осуществляет полномочия по временному хранению документов, отнесенных к собственности  Архивного фонда Московской области, документы по личному составу действующих учреждений , являющихся источниками комплектования Архивного отдела и документы по личному составу ликвидированных (в отсутствие правопреемника и вышестоящего по подчиненности органа),  приватизируемых, реорганизуемых

(с изменением формы собственности) учреждений.

 

2. Состав документов

2.1 Архивный отдел хранит:

2.1.1. Документы государственной части Архивного фонда, образовавшиеся в деятельности городских органов государственной власти, государственных учреждений городского подчинения, а так же образующиеся в деятельности Совета депутатов г. Долгопрудного, администрации города, учреждений, организаций, предприятий, отнесенных к муниципальной собственности и документы долговременного хранения по личному составу.

2.1.2. Документы по личному составу действующих учреждений, являющихся источниками комплектования Архивного отдела и документы по личному составу ликвидированных (в отсутствие правопреемника и вышестоящего по подчиненности органа), приватизируемых, реорганизуемых (с изменением форм собственности) учреждений.

2.2.  Архивный отдел хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

2.3. Документы негосударственной части Архивного фонда и документы по личному составу, связанные с обеспечением социально-правовой защиты граждан, могут поступать в Архивный отдел на основе договора, заключенного между собственником документов и Архивным отделом.

3. Основные задачи.

Основными задачами Архивного отдела являются:

3.1. Обеспечение сохранности и государственный учет  документов Архивного фонда и документов по личному составу, хранящихся в Архивном отделе.

3.2. Комплектование Архивного отдела документами Архивного фонда и документами по личному составу.

3.3.Информационное обеспечение органов местного самоуправления, использование документов Архивного фонда и документов по личному составу в целях социально-правовой защиты граждан.

3.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и муниципальных предприятий, учреждений, организаций города, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании  и использовании их архивов.

3.5. Контроль за соблюдением в организациях, учреждениях и другими собственниками документов Архивного фонда законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Московской области, органов местного самоуправления в области архивного дела.

4. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Осуществляет временное хранение, комплектование и государственный учет документов Архивного фонда, документов, относящихся к собственности Московской области,  документов по личному составу, представляет в Главное архивное Управление Московской области по установленным формам сведения о хранящихся в отделе фондах;

Принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

4.2. Разрабатывает и по согласованию с Главным архивным Управлением Московской области представляет на утверждение администрации города списки учреждений, предприятий и организаций, документы которых подлежат передаче в Архивный отдел,  ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.

4.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Архивном отделе.

4.4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архивного отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

4.5. Информирует главу г. Долгопрудного, Совет депутатов г. Долгопрудного, администрацию города и учреждения о составе и содержании документов Архивного отдела по актуальной тематике, выполняет их запросы.

4.6. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях, на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы Архивного отдела учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования: исполняет социально-правовые запросы населения.

4.7. Осуществляет организационно-методическое руководство и король за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу и организацией документов в делопроизводстве учреждений – источников комплектования, а также по поручению Главного архивного Управления Московской области – учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности и государственной собственности Московской области; ведет пофондовый и статистический учет документов учреждений; в том числе по личному составу.

4.8. Проводит мероприятия по улучшению работы архивов учреждений, их экспертных комиссий, а также по организации документов в делопроизводстве на базе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников.

4.9. Вносит на рассмотрение администрации города предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся а Архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве муниципальных учреждений, созданию объединенных ведомственных архивов, в том числе по личному составу, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивному делу и делопроизводству.

4.10. Проверят выполнение муниципальными учреждениями и другими организациями независимо от их ведомственной подчиненности, а также другими собственниками документов, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Московской области, органов местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве. 

4.11. Информирует администрацию города и по ее поручению Главное архивное Управление Московской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде и архивах.

4.12. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях предприятий, организаций и учреждений.

4.13. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Главного архивного Управления Московской области поступившее  от учреждений, организаций и предприятий описи дел постоянного хранения и описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в Архивный отдел; рассматривает и согласовывает с Главным архивным Управлением Московской области номенклатуры дел учреждений.

4.14. Изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктаж по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве.

4.15. Рассматривает заявления, предложения и жалобы граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архивного отдела; выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам справки социально-правового характера, копии, выписки из документов; проводит прием граждан и организаций по вопросам, относящимся к компетенции Архивного отдела.

4.16. При необходимости осуществляет упорядочение документов по личному составу по договорам с организациями.

4.17. Внедряет в практику работы Архивного отдела прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации. Формирует соответствующие базы данных на магнитных носителях.

5. Права

Архивному отделу предоставляется право:

5.1. Запрашивать и получать от организаций-источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

5.2. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории г. Долгопрудного, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Московской области, органов местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

5.3. Давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациям, являющихся источниками комплектования Архивного отдела, обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

5.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых Администрацией города и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

5.5. Иметь своего представителя в составе ликвидационной комиссии организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

5.6. При осуществлении государственных полномочий по хранению документов, относящихся к собственности Московской области имеет право на:

-  получение финансового обеспечения государственных полномочий за счет предоставляемых местному бюджету субвенций из бюджета Московской области;

- обеспечение государственных полномочий необходимыми материальными средствами;

- получение от органов государственной власти Московской области разъяснений по осуществлению переданных государственных полномочий;

- дополнительное использование собственных материальных ресурсов и финансовых средств муниципального образования для осуществления  переданных государственных полномочий в случаях и порядке, предусмотренных Уставом города.

Иные права, предусмотренные действующим законодательством.

 6. Организация работы

6.1.Архивный отдел  возглавляет начальник. Начальник и специалисты Архивного отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей.

Для исполнения переданных государственных полномочий могут учреждаться соответствующие должности муниципальной службы и (или) должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы.

Начальник отдела назначается и освобождается от должности главой города Долгопрудного.

6.2. Начальник Архивного отдела:

6.2.1. Организует деятельность Архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.

6.2.2. Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в городе перед администрацией города и в установленном порядке перед Главным архивным Управлением Московской области.

6.2.3.  Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность отдела в оборудовании и материалах.

6.2.4.  Решает вопросы выдачи документов учреждениям во временное пользование, для работы исследователей в помещении отдела.

6.3. Деятельность Архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых администрацией с учетом рекомендацией Главного архивного Управления Московской области.

6.4. Архивный отдел осуществляет свою работу в контакте с органами местного самоуправления, предприятиями, организациями, учреждениями, представителями общественности.

            При Архивном отделе для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела может создаваться на общественных началах Совет, состав которого утверждается администрацией города по представлению начальника Архивного отдела.

6.5. Архивный отдел по решению администрации города может выполнять в установленном порядке договорные работы и платные услуги, перечень которых согласовывается с Главным архивным Управлением Московской области.

6.6. Архивный отдел содержится за счет городского бюджета, имеет печать Архивного отдела и необходимые для работы штампы, которые изготавливаются администрацией города. Штатная численность Архивного отдела устанавливается Администрацией г. Долгопрудного.

6.7. Обеспечение помещениями, отвечающими требованиям длительного хранения документов, их оплату, техническое оснащение, оборудование, охрану, обеспечение транспортом, содержание других, необходимых для работы Архивного отдела условий, осуществляется администрацией г. Долгопрудного.

6.8. При смене начальника Архивного отдела проводится прием-передача дел и материалов, результаты оформляются актом, который утверждается администрацией города при участии представителя Главного архивного Управления Московской области.

6.9. Ликвидация или реорганизация Архивного отдела осуществляется администрацией г. Долгопрудного по предварительному согласованию с Главным архивным Управлением Московской области.

   Начальник Архивного отдела                                                               Р.Г. Выборнова